Kunnanhallitus
Pöytäkirja 12.02.2024/Pykälä 32

KH 12.02.2024 § 32  

246/07.02.00/2023  

Perussuomalaisten valtuustoryhmän (nyk. Perussysmäläiset) valtuutetut ovat tehneet 15.5.2023 valtuustoaloitteen toimielinten pöytäkirjojen esilläolosta kunnan verkkosivuilla. Valtuustoryhmä esittää aloitteessaan toimielinten pöytäkirjojen esilläolon pidentämistä vedoten Kuntalain pykäliin 29 ja 140.

Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista.

Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Sysmän kunnan toimielinten pöytäkirjoja on pidetty nähtävillä kunnan verkkosivuilla vuoden ajan niiden julkaisemisesta.

Pöytäkirjat liitteineen sisältävät usein henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn on oltava asiallisesti perusteltua kunnan toiminnan kannalta. Kun oikaisuvaatimus- tai valitusaika tai kuulutusaika päättyy, päättyy myös kunnan peruste ja tarve käsitellä henkilötietoja kunnan verkkosivuilla. Kunnan tiedottamisvelvoite ja kuntalaisten tiedonsaanti-intressi oikeuttaa henkilötietojen viemisen kunnan verkkosivuille ja pitämisen saatavilla verkkosivuilla vielä jonkin aikaa tämän määräajan jälkeen.

Kuntaliitto on ohjeistanut, että kuntien on syytä pitää henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat verkkosivuillaan vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan ja ne on suositeltavaa poistaa viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta. Tätä suositusta on Sysmän kunnassa noudatettu, eikä käytäntöä ole syytä muuttaa.

Kunnan sisäisessä verkossa pöytäkirjoja voidaan pitää nähtävillä julkista verkkoa pidempään. Jotta kunnan luottamushenkilöillä olisi tarvittaessa mahdollisuus palata vuotta vanhempiin toimielinten päätöksiin pyytämättä asiakirjoja kunnasta, pöytäkirjat viedään tästä eteenpäin talteen sähköisen kokouksen tiedostokansioihin. Näissä tiedostokansioissa kunnan toimielinten julkiset pöytäkirjat ovat kaikkien luottamushenkilöiden nähtävillä riippumatta siitä, onko luottamushenkilö toimielimen jäsen. Sähköiseen kokoukseen on viety myös takautuvasti pöytäkirjat heinäkuusta 2021 lähtien, jolloin kunnassa otettiin käyttöön uusi versio Dynasty-asianhallintajärjestelmästä. Sitä vanhempia pöytäkirjoja sekä pöytäkirjojen liitteitä voi kysellä kunnan kirjaamosta.

Valmistelija Nimi: Sanna Nieminen

 Tehtävänimike: asianhallintapäällikkö

 Puh: 044 713 4510

 Email: etunimi.sukunimi@sysma.fi

Kunnanjohtajan ehdotus

 Kunnanhallitus hyväksyy aloitteen valmistelun pöytäkirjojen esilläolosta ja esittää sen tiedoksi valtuustolle.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti ehdotuksen.