Kunnanhallitus
Pöytäkirja 09.02.2026/Pykälä 37

KH 09.02.2026 § 37  

297/00.01.01.03/2025  

Kokoomuksen valtuustoryhmä on tehnyt 9.6.2025 valtuustoaloitteen toimielinten pöytäkirjojen julkaisun muuttamisesta. Valtuustoryhmä esittää aloitteessaan toimielinten pöytäkirjojen julkaisun muuttamista siten, että kaikki pöytäkirjat pidetään nähtävillä kunnan verkkosivuilla vähintään 8 vuoden ajan ja että kaikki nykyisin käytössä olevaan asianhallintajärjestelmään tallennetut pöytäkirjat palautetaan näkyviin kunnan verkkosivuille.

Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista.

Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. 

Sysmän kunnan toimielinten pöytäkirjoja on pidetty nähtävillä kunnan verkkosivuilla vuoden ajan niiden julkaisemisesta. Pöytäkirjojen julkaisu palvelee Kuntalain 29 §:ssä mainittua tiedottamisintressiä. Kunnan verkkosivujen tarkoitus on tiedottaa kuntalaisia ja muuta yleisöä kunnan ajankohtaisista asioista ja antaa tarpeellista tietoa kunnan toiminnasta. Verkkosivujen tarkoituksena ei ole toimia asiakirjojen säilytyspaikkana.

Pöytäkirjat liitteineen sisältävät usein henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn on oltava asiallisesti perusteltua kunnan toiminnan kannalta. Kun oikaisuvaatimus- tai valitusaika tai kuulutusaika päättyy, päättyy myös kunnan peruste ja tarve käsitellä henkilötietoja kunnan verkkosivuilla. Kunnan tiedottamisvelvoite ja kuntalaisten tiedonsaanti-intressi oikeuttaa henkilötietojen viemisen kunnan verkkosivuille ja niiden pitämisen saatavilla verkkosivuilla vielä jonkin aikaa tämän määräajan jälkeen.

Kokouspykälistä ja niiden liitteistä on teknisesti mahdollista mustata henkilötiedot, mutta käytännössä se altistaa monille virheille. Mustausvirheiden korjaaminen valmiilta, sähköisesti allekirjoitetulta ja julkaistulta pöytäkirjalta ei ole mahdollista, sillä asianhallintajärjestelmä ei salli minkäänlaisten muutosten tekemistä pöytäkirjoihin allekirjoittamisen jälkeen. Näin ollen myöskään vanhoja pöytäkirjoja ei voida julkaista asianhallintajärjestelmän kautta verkkosivuille. Lisäksi henkilötietojen mustaaminen ei ole lainkaan mahdollista kokouksen osallistujaluettelosta. Kokoukseen mahdollisesti osallistuneiden kuntaorganisaatiomme ulkopuolisten henkilöiden nimiä ei saa pitää verkossa nähtävillä samalla tavalla kuin kunnan viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden. Tämä koskee myös vaikuttamistoimielinten kokousedustajia.

Kuntaliitto on ohjeistanut, että kuntien on syytä pitää henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat verkkosivuillaan vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan ja ne on suositeltavaa poistaa viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta. Kuntaliiton mukaan yksi vuosi on riittävä aika toimielinten päätöksistä tiedottamiselle. Tätä suositusta on Sysmän kunnassa noudatettu, eikä käytäntöä ole syytä muuttaa.

Kunnan sisäisessä verkossa pöytäkirjoja voidaan pitää nähtävillä julkista verkkoa pidempään. Jotta kunnan luottamushenkilöillä olisi tarvittaessa mahdollisuus palata vuotta vanhempiin toimielinten päätöksiin pyytämättä asiakirjoja kunnasta, pöytäkirjat on tallennettu myös sähköisen kokouspalvelun tiedostokansioihin alkaen heinäkuusta 2021, jolloin kunnassa otettiin käyttöön uusi versio Dynasty-asianhallintajärjestelmästä. Näissä tiedostokansioissa kunnan toimielinten julkiset pöytäkirjat ovat kaikkien luottamushenkilöiden nähtävillä riippumatta siitä, onko luottamushenkilö toimielimen jäsen. Sitä vanhempia pöytäkirjoja sekä pöytäkirjojen liitteitä voi kysellä kunnan kirjaamosta.

Valmistelija Nimi: Sanna Nieminen

 Tehtävänimike: asianhallintapäällikkö

 Puh: 044 713 4510

 Email: etunimi.sukunimi@sysma.fi

Kunnanjohtajan ehdotus

Kunnanhallitus hyväksyy valtuustoaloitteen valmistelun ja päättää, että pöytäkirjoja pidetään edelleen nähtävillä yhden vuoden ajan niiden julkaisusta Kuntaliiton suosituksen mukaisesti.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti ehdotuksen.